Técnica nova?

Alguns dias atrás eu descobri, meio sem querer (como quase tudo o que eu descubro na internet), uma técnica de gerenciamento de tempo chamada de Pomodoro. É sensacional o negócio, sério mesmo! Vou tentar explicar rapidamente nesse post o que é e como funciona a Técnica Pomodoro (The Pomodoro Technique), mas se você se vira bem no inglês sugiro a leitura do livro completo, que está disponível gratuitamente em PDF no site oficial. Tem a versão impressa também, mas aí você tem que comprar, é lógico.

O que é isso?

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento do tempo que pode ser usado para qualquer tipo de tarefa. Para muitas pessoas o tempo é um inimigo. A ansiedade causada pelo “tic-tac” do relógio, especialmente quando existe um prazo limite envolvido, acaba gerando ineficiência no trabalho e péssimos hábitos de estudo que, por sua vez, acabam levando à procrastinação.

O objetivo da Técnica Pomodoro é usar o tempo como um aliado importante para realizar, à nossa maneira, tudo aquilo que queremos fazer e também nos permitir melhorar continuamente o modo como trabalhamos e estudamos.

Ferramentas

Pra começar a usar a Técnica você precisa somente de algumas ferramentas básicas:

• Um timer daqueles de cozinha;
• Um lápis;
• Uma folha para a lista de tarefas;
• Uma folha para a relação de atividades;
• Uma folha para anotar registros.

No site oficial tem até uns arquivos em PDF com esse material pra você imprimir, se quiser, mas eu não estou usando nada disso. Não gosto de papel. Para o timer eu uso um excelente programinha que foi feito só para esse fim mesmo, o Focus Booster. Roda em tudo quanto é sistema, então não há com o que se preocupar. Para as listas eu uso oRTM (Remember The Milk), que encaixou tão bem com a técnica que parece até que foi pensando pra ela desde o começo. Para os registros eu uso uma planilha simples noGoogle Docs mesmo, sem maiores complicações.

Pois é, se eu ficar sem internet ferrou, mas assumo o risco. É que todo o meu trabalho é online também, então se eu não puder trabalhar não precisarei administrar o tempo. Agora, tudo isso que eu disse pode ser feito até mesmo com arquivos diferentes do Bloco de Notas do Windows. No fim das contas são apenas listas, nada mais que isso. Faça da maneira que achar melhor.

O básico

Coloque na lista de atividades tudo o que você tem que fazer, em qualquer ordem. No começo de cada dia selecione as tarefas que você tem que fazer naquele dia e mude elas para a lista de tarefas. É em cima da lista de tarefas que vamos trabalhar, sempre. A lista de atividades é só pra você não deixar passar nada em branco. Na lista de tarefas, se você quiser, pode ser organizada por prioridade.

Ah sim, melhor explicar logo antes que você ache que eu estou maluco. Um Pomodoro é um intervalo de tempo de 25 minutos, nada mais que isso.

Comece o trabalho:

• Pegue a primeira tarefa da lista;
• Ajuste o Pomodoro para 25 minutos;
• Trabalhe sem parar até o Pomodoro tocar;
• Coloca um X na tarefa na folha de registros;
• Tire um intervalo curto (3-5 minutos).

Continue trabalhando, Pomodoro por Pomodoro, até que a tarefa que você separou esteja completa, então rabisque ela da sua lista de tarefas (ou marque como concluída de alguma forma).

A cada quatro Pomodoros tire um intervalo um pouco mais longo (15-30 minutos).

Regras e Dicas

Durante o processo é importante você seguir algumas regras, senão o método não vai funcionar e você vai terminar mais frustrado do que quando começou. Peste muita atenção a estas dicas:

• Um Pomodoro é indivisível;
• Se uma tarefa durar mais de 5-7 Pomodoros, quebre ela em várias outras tarefas menores;
• Se uma tarefa durar menos que um Pomodoro, junte ela com outras tarefas;
• Uma vez começado um Pomodoro ele deve tocar o alarme final;
• O próximo Pomodoro sempre será mais tranqüilo;
• A Técnica Pomodoro não deve ser usada para fazer coisas no seu tempo livre. Aproveite sua folga!

Interrupções

Num mundo ideal você iniciaria seu Pomodoro e iria até o final sem ninguém nem olhar pra você, mas a realidade passa longe disso, principalmente se você estiver no escritório, trabalhando. Bem, não há dicas milagrosas aqui. Você vai ter que aprender a lidar com as interrupções da melhor forma possível. Agora, tem algumas coisinhas que você pode fazer pra diminuir o estrago essas interrupções.

A primeira coisa é que você vai ter que aprender a dizer não. Se alguém te ligar, anote o recado e diga que você está ocupado, no meio de uma tarefa importante, e que ligará de volta em 25 minutos. Assim, quando o Pomodoro terminar você terá tempo suficiente para retornar a ligação.

Se aparecer uma atividade de emergência, não exite. Anote-a na lista de atividades e continue seu Pomodoro. Quando ele terminar você poderá reorganizar suas prioridades. No próximo Pomodoro você já pode começar essa nova tarefa e, quando terminar, volta à tarefa que estava fazendo antes. Não há problema nisso. O que não pode é parar um Pomodoro pela metade, isso nunca pode acontecer!

Os registros

Os registros são importantes pra você poder avaliar seu desempenho e também pra melhorar seus métodos de trabalho ou estudo. Funciona assim, você vai anotar o nome da tarefa e logo em seguida vai começar a marcar um X para cada Pomodoro finalizado nela. No final você vai ver que levou, sei lá, três Pomodoros para realizar aquela tarefa, totalizando uma hora e quinze minutos de trabalho, sem contar os intervalos.

No final do dia dá pra ver rapidamente tudo o que foi feito e quanto tempo você gastou em cada uma das tarefas. Assim você poderá organizar melhor as coisas para o dia seguinte. Se uma tarefa está tomando tempo demais, melhor deixar ela para o final ou fazer logo no começo, como a primeira coisa do dia? O que você pode fazer pra terminar aquele tipo de tarefa um pouco mais rápido?

É o mesmo princípio do controle financeiro. Primeiro você tem que anotar todos os seus gastos para descobrir que destino está dando ao seu dinheiro. Aí sim, com essa informação em mãos, você conseguirá realizar um planejamento eficiente, cortar gastos, economizar um pouco, etc.

Espero que este método seja tão útil pra vocês quanto está sendo pra mim. Eu realmente tenho uma forte tendência à procrastinação e uma grande dificuldade de manter o foco durante longos períodos de tempo, então quebrar minhas tarefas em intervalos curtos foi essencial. Estou usando isso há alguns dias só, mas já senti a diferença.